Sistem Informasi Management Proyek

Pengertian Proyek

Proyek adalah suatu rangkaian pekerjaan yang diada-kan dalam selang waktu tertentu & mempunyai tujuan khusus. yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain adalah sifatnya yang khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya, sehingga pengelolaannya pun memerlukan ekstra lebih banyak. Semua proyek selalu mengandung resiko relatif besar berkaitan dengan manajemen yang diterapkan untuk proyek itu.

Konsep Dasar Manajemen Proyek Sistem Informasi

Proyek yang dikerjakan dengan manajemen asal-asalan maka bisa berakibat buruk, tidak hanya materi, waktu dan tenaga tetapi juga kredibilitas, hubungan baik dll. sumber kegagalan terutama terletak pada manajemen, misal pada saat perencanaan terjadi kesalahan identifikasi, baik identifikasi kebutuhan maupun identifikasi potensi sehingga jadwal yang disusunpun menjadi tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan menjadi penyebab gagalnya proyek.

Tujuan Manajemen proyek

Tujuan manahemen proyek sistem adalah untuk mewujudkan gagasan atau ide yang timbul dari naluri manusia baik secara perorangan maupun organisasi dalam bentuk original (utuh, murni dan nyata) dengan sifat pengelolaan proyek yang spesifik dalam mewujudkan tujuan.

Sifat khas dari suatu manajemen proyek, antara lain:

• Mempunyai upaya pendekatan sistematis yang menguntungkan atau positif
• Sifat pekerjaan yang khas dan menonjol
• Siklus kehidupan perkembangan yang spesifik
• Peran pimpinan proyek lebih dominan

Manajemen proyek dilakukan melalui pendekatan sistematis yaitu upaya menguraikan atau merinci komponen-komponen obyek  untuk dipelajari  dan dievaluasi permasalahan, kelemahan maupun kebutuhan sehingga dicarikan alternatif solusi terbaik yang menguntungkan atau yang positif, adapun komponen sistem merupakan unsur-unsur yang membangun terbentuknya sistem berupa aktivitas dan fasilitas, dimana komponen yang ada saling terkait dan berinteraksi satu sama lain

Interaksi antar komponen mempunyai ciri khas yang menonjol, berupa interaksi aktivitas (task) yang  membentuk suatu kejadian (event) dan kejadian ini akan menunjukkan fungsi (function) setiap unsur yang membangun sistem, untuk dapat terjadinya interaksi antar aktivitas dibutuhkan wadah atau fasilitas yang memadai, sehingga pengelolaan proyek dapat mewujudkan tujuan melalui pekerjaan yang jelas dan spesifik baik bentuk maupun prosesnya, dengan demikian wujud fisik yang monumental pada proyek dapat dengan mudah diamati  dan dipelajari bagi setiap orang Karena setiap pelaksanaan proyek berbeda dan tim yang menangani suatu proyek juga tidak pernah seutuhnya sama, maka setiap pengelolaan proyek mempunyai “siklus kehidupan “ yang khas artinya proyek mempunyai nuansa sosial budaya yang berbeda baik lokasi maupun jenis pekerjaan, akibatnya setiap proyek mempunyai tujuan yang dinamis, dan keberadaan poyek sebagai sarana untuk berkembang dipengaruhi oleh aktifitas manusia yang terlibat didalamnya, karena itu peran dominan pimpinan proyek lebih dibutuhkan sebagai pengelola dan dinamisator untuk memberikan pengarahan positif terhadap anggota organisasi proyek.

Peran sentral tidak terletak pada pimpinan proyek namun lebih dominan dalam manajemen proyek, karena pimpinan proyek merupakan satu tim dalam manajemen proyek, yang terdiri atas pemilik proyek (owners), konsultan dan sub kontraktor dalam sub proyek.

Karakteristik Proyek

Dengan Memahami sifat khas dari pengelolaan proyek seperti yang diuraikan diatas maka dapat menjadi pelajaran dan modal yang berharga dalam melibatkan diri pada pengelolaan proyek, sebab pelaksana proyek diharapkan dapat mempertimbangkan dalam pengambilan keputusan pada setiap tindakan manajemen proyek, sehingga keputusan dicapai dengan hasil maksimum, diterima dan memuaskan semua pihak yang terkait, dan mampu memberikan perubahan positif pada user baik sebagai pribadi maupun lingkungan masyarakat yang membutuhkan, hal ini sesuai dengan karakteristik proyek, yaitu :

• Mempunyai tujuan spesifik
• Hasil akhirnya bisa diserahkan dan dimanfaatkan
• Melibatkan banyak jenis sumber daya
• Jenis pekerjaan yang unik
• Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas (ruang lingkup, waktu, kualitas dan biaya)
• sehingga proyek merupakan sarana dan wahana untuk melakukan perubahan dari ide atau gagasan yang telah dibangun

Fungsi Inti Pelaksanaan Manajemen Proyek

• Manajemen Integrasi Proyek (MIP), merupakan tempat integrasi dari seluruh aktivitas manajemen proyek yang ada dalam rangka mengoptimumkan obyektif proyek
• Manajemen Ruang Lingkup Proyek (MRLP), merupakan batasan obyek yang ingin diraih yaitu suatu produk yang memiliki fitur, fungsi dan spesifikasi tertentu.
• Manajemen Waktu Proyek (MWP), merupakan target waktu dari output yang diharapkan agar dapat dimanfaatkan pada waktu yang tepat
• Manajemen Biaya Proyek (MBP), merupakan pengaalokasian sejumlah sumber dana berupa investasi untuk pembiayaan kebutuhan pelaksanaan proyekmyang mencakup perencanaan sumber dana, estimasi biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya
• Manajemen Kualitas Proyek (MKuP), merupakan pemenuhan kebutuhan yang mendasar terhadap output yang dihasilkan berupa kualitas yang terstandarisasi, yang mencakup perencanaan kualitas, pertanggungan kualitas dan pengendalian kualitas
• Manajemen Sumber Daya Insani Proyek (MSDIP)

Fungsi Fasilitas Pelaksanaan Manajemen Proyek

Merupakan pengaturan kebutuhan SDM dalam pelaksanaan proyek yang mencakup perencanaan organisasi, akuisisi karyawan dan pembangunan tim kerja

• Manajemen Komunikasi Proyek (MKoP), merupakan pendistribusian jalur komunikasi yang terjadi akibat banyaknya keterlibatan individu maupun letak lokasi (geografis) dalam pelaksanaan proyek yang mencakup perencanaan komunikasi, pendistribusian informasi, pelaporan kinerja dan klosur administrasi
• Manajemen Resiko Proyek (MRP), merupakan pengelolaan resiko untuk memperkecil dampak yang ditimbulkan mencakup identifikasi resiko, kuantitas resiko, pengembangan responsi resiko dan pengendalian responsi ressiko
• Manajemen Pengadaan Proyek (MPP), merupakan penfaturan kebutuhan prosuk atau perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir, mencakup perencanaan pengadaan, perencanaan permintaan, permintaanpengadaan, pemilihan supplier, administrasi kontrak dan penutupan kontrak

Manajemen Integrasi Proyek

Pengukuran keberhasilan Proyek

Ada empat hal yang mendasari pengukuran keberhasilan  proyek, yaitu

• Ruang lingkup proyek, merupakan batas wilayah pengelolaan proyek yang meliputi permasalahan, kelemahan, kebutuhan untuk menilai batas kelayakan proyek
• Biaya proyek, merupakan besarnya biaya atau dana yang dibutuhkan dalam pengelolaan proyek, baik dalam pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan sehingga dapat ditentukan besarnya nillai investasi yang dibutuhkan serta biaya operasional yang tepat, agar nilai manfaat pada proyek dapat diraih dengan maksimal yang berdampak pada nilai kompetitif usaha untuk kelangsungan hidup usaha secara opimal
• Kualitas pekerjaan proyek, merupakan kualitas pada proses maupun produk dari hasil akhir pekerjaan proyek yang didasarkan pada standar tertentu atau perbandingan model yang ada atas dasar kontrak pekerjaan proyek
• Waktu penyelesaian pekerjaan, merupakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan proyek dengan tetap mempertimbangkan serta memperhatikan batas waktu yang ditentukan oleh fihak manajemen (pemilik proyek)

Secara umum, peran pimpinan proyek lebih dominan dan menentukan upaya pencapaian tujuan proyek, maka pimpinan proyek diharapkan mempunyai otoritas, kemampuan fungsi manajemen serta administrasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, artinya ’sifat khas proyek’ dan ‘karakteristik proyek’ lebih dipahami dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam setiap pengambilan keputusan atas pelaksanaan proyek, sehingga pengukuran keberhasilan proyek dapat dilakukan dengan tepat dan memadai.

Manajemen Proyek Sistem Informasi

Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi

Manajemen proyek sistem informasi adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan tugas- tugas serta sumber daya yang dimiliki untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktorfaktornya, terutama waktu dan biaya. Sebuah proyek sederhana barangkali hanya membutuhkan secarik kertas untuk menyusun perencanaannya. Namun tidak bisa demikian utk mega proyek, unsur yang terkait berjumlah sangat besar. Melibatkan ribuan pekerja, dana trilyunan rupiah, waktu pelaksanaan tahunan dll. Sehingga harus menggunakan manajemen yang kelas ‘mega’ juga.

Secara sederhana, manajemen proyek sistem informasi bisa disusun dengan menjawab pertanyaan sbb:

• Apakah yang harus dikerjakan?
• Apa dan siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas yang ada?
• Sampai kapan waktu yang tersedia?
• Bagaimana pembiayaannya?
• Apa yang terjadi apabila proyek terlambat selesai? atau bahkan gagal?

Penekanan Manajemen Proyek Sistem Informasi

Idealnya sebuah proyek harus mampu memberikan optimasi sistem yang ada. untuk itu diperlukan suatu manajemen proyek sistem informasi yang baik, terutama ditekankan pada:

• Organisasi proyek harus tangguh, tahan terhadap gangguan-gangguan yang timbul, baik dari luar maupun dari dalam.
• analisa kebutuhan dan sumberdaya harus akurat, jangan sampai ada yang tidak dikenali. toleransi yang ketat harus diberlakukan, mengingat ‘harga’ yang harus dibayar cukup tinggi bila proyek gagal.
• Pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan perencanaan yang telah disusun dengan matang.
• Pengembangan sistem yang ada, baik untuk penyesuaian dengan perkembangan jaman maupun untuk optimasi sistem yang telah ada dan terkait dengan proyek.

Fase Proses Manajemen Proyek Sistem Informasi

Secara bertahap, manajemen proyek sistem informasi bisa dipilah menjadi beberapa fase proses, yaitu:

• Perencanaan dan penyusunan jadwal. adalah tahapan paling penting krn didalamnya terdapat proses penentuan tugas dan durasinya dan penentuan hubungannya dengan tugas-tugas lainnya.
• Pengelolaan perubahan. selama melaksanakan proyek, sering kali diperlukan penyesuaian antara rencana dengan kenyataan yang ada.
• Publikasi informasi proyek.

Faktor-faktor yang mempengaruhi Manajemen Proyek Sistem Informasi

Siklus Hidup Proyek Sistem Informasi

Secara umum, proyek bersifat unik dan mengandung derajat ketidakpastian yang tinggi, maka suatu proyek biasanya dibagi ke dalam beberapa fase agar dapat dilakukan kontrol yang lebih baik oleh manajemen. Tiap- tiap akhir suatu fase dalam proyek ditandai dengan adanya deliverables yang dapat diukur kualitas dan kuantitasnya. Siklus hidup proyek  mendefinisikan suatu awal dan akhir dari proyek sehingga urut-urutan kegiatan dari proyek dapat terlihat dengan jelas dan teratur. Kadang-kadang beberapa kegiatan dalam suatu proyek dilakukan secara paralel atau overlapping dan sering diistilahkan sebagai fast tracking.

Pemangku Kepentingan

Pemangku Kepentingan adalah individu atau organisasi yang secara aktif terlibat di dalam suatu proyek, atau kepentingan seseorang yang akan terpengaruh baik secara positif ataupun negatif sebagai akibat dari eksekusi suatu proyek ataupun selesainya suatu proyek. Tim Manajemen proyek harus mengidentifikasi pemangku kepentingan untuk mengetahui apa saja kebutuhan dan harapan mereka terhadap suatu proyek yang apabila dipenuhi dapat berpengaruh terhadap suksesnya suatu proyek. pemangku kepentingan dari setiap proyek dapat meliputi :

• Manajer Proyek, orang yang bertanggung jawab melaksanakan proyek
• Pelanggan, orang atau organisasi yang akan menggunakan produk tersebut
• Organisasi pelaksana, perusahaan dimana kebanyakan karyawannya terlibat langsung dalam melaksanakan proyek tersebut
• Sponsor, orang atau grup di dalam organisasi pelaksana yang menyediakan kebutuhan dana untuk pelaksanaan proyek

Struktur Organisasi

Suatu proyek biasanya merupakan bagian dari suatu organisasi yang lebih besar. Struktur organisasi dari suatu perusahaan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan suatu proyek, karena tugas dan tanggung jawab dari anggota proyek dalam struktur organisasi yang berbeda adalah tidak sama. Saat ini terdapat beberapa tipe struktur organisasi yang diterapkan dalam perusahaan, diantaranya adalah :

Struktur Organisasi Fungsional

Dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya diketuai oleh seorang manager fungsional yang anggotanya dapat diambil dari staf manager fungsional lainnya.

Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

• Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing-masing
• Komunikasinya menggunakan Komunisai bawah-atas sehingga kontrol atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang-ulang
• Masing-masing bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing-masing dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka
• Pergerakan dan komunikasi tiap-tiap bagian masih tersekat-sekat
• Biasanya ditemukan pada organisasi-organisasi yang memproduksi barang

Struktur Organisasi Matriks

Dalam struktur matriksi tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya terdiri dari staf-staf dari beberapa manager fungsional yang berbeda dan dipimpin oleh salah seorang staff tersebut.

Struktur Matriks

Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

• Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan
• Namun tetap menggunakan SDM dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek
• Pemanfaatan SDM-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai
• Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional
• Ada keterlibatan pemnagku kepentingan yang kuat
• Pembagian SDM harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan SDM”
• Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan

Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :

• Weak Matrix, peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada. ƒ
• Balanced Matrix, peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara. ƒ
• Strong Matrix, peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

Struktur Organisasi Proyek

Dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh Manajer proyek yang langsung membawahi staf-staf yang menangani langsung suatu proyek.

Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

• Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan
• Masing-masing kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi-divisinyanya
• Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek terhadap proyeknya juga mudah
• Dibutuhkan lebih banyak SDM untuk masing-masing proyek
• Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek
• Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi
• Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi

Keahlian Manajerial

Aspek ini sangat berpengaruh terhadap proyek karena kelangsungan dari proyek sangat tergantung dari keahlian manajer proyek untuk menangani aspek finansial, perencanaan, organisational dan aspek lainnya secara sinergis dan berkesinambungan.

Beberapa contoh keahlian manajemen yang harus dimiliki oleh pemimpin proyek adalah:

• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Negosiasi
• Pemecahan Masalah
• Mempengaruhi Organisasi
• Pemersatu
• Pengambil Keputusan

Pengaruh Sosioekonomi

Faktor ini lebih tergantung kepada faktor eksternal organisasi karena dipengaruhi oleh pihak ketiga yang tidak dapat dikontrol oleh pelaksana proyek. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah:

• Standar dan regulasi yang berlaku
• Globalisasi
• Pengaruh budaya
• Kondisi perekonomian
• Stabilitas politik